Szkolenia dla strefy budżetowej

Obieg dokumentacji w podmiocie

Kalendarz

Przepraszamy, ale obecnie nie mamy zaplanowanych szkoleń w formule otwartej na powyższy temat. Możemy jednak zrealizować go dla Państwa w formule wewnętrznej.

Program oraz metodologia prowadzenia szkolenia będą mogły zostać dopasowane do Państwa oczekiwań, potrzeb i specyfiki funkcjonowania instytucji. Szkolenia w tej formule organizujemy nawet dla kilku osób.

Jeśli chcecie być Państwo informowani na bieżąco o naszej ofercie to zapraszamy do subskrybcji newslettera.

O szkoleniu

Wartością dodaną szkolenia są wytyczne do sporządzenia własnych normatywów tj. instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej w jednostkach nie objętych bezpośrednio nowym rozporządzeniem, np. jednostki oświaty, kultury, gminne ośrodki sportu i rekreacji oraz GOPSy i MOPSy.

Przygotowywane są również wzory druków tj. pieczątki wpływu,spisu spraw,spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji papierowej, itp. Materiały szkoleniowe są natomiast pogłębionym komentarzem autorskim.

Program szkolenia

Dzień I

I. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI

1. Dokument – „dowód pierwszorzędny”, pojęcie, rodzaje
2. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw

II. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W PODMIOCIE

1. ”KONSTYTUCJA ARCHIWALNA” ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn.  zm.)
2. Przepisy wykonawcze:

  • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U.z 2002 r., poz. 1375)
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r. (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67)

III. OBIEG DOKUMENTACJI W PODMIOCIE- NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA

1. Zakres podmiotowy i przedmiotowy/Co mają czynić podmioty nie objęte?

  • Słowniczek pojęć
  • Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych?
  • Interoperacyjność znaku sprawy,
  • Udział komórek innych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw,
  • Gdzie jest teczka współdziałania między wydziałami w urzędzie?
  • Dlaczego nie ma „Bc” w RWA?
  • Czy można rozszerzyć RWA i jak to skutecznie zrobić?
  • Brak wzorów blankietów, pieczątek, …

IV. BEZDZIENNIKOWY SYSTEM KANCELARYJNY

V. RODZAJE PRZESYŁEK

1. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
2. Przesyłki na nośniku papierowym
3. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
4. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą

VI. PUNKTY ZATRZYMANIA porównanie zadań w poszczególnych punktach

1. Punkt kancelaryjny
2. Kierownik podmiotu – dekretacja
3. Prowadzący sprawę

VII. KONSTRUKCJA RZECZOWEGO WYKAZU AKT

VIII. NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA – dwa systemy obiegu

1. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
2. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

IX. INSTRUKCJA ARCHIWALNAPIERWSZY RAZ W RANDZE ROZPORZĄDENIA!

1. Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
2. Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
3. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
4. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
5. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
7. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
9. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
10. Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Dzień II

X. WARSZTATY

(ok. 30 zadań) polegające miedzy innymi na:

  • dokonaniu opisu teczek
  • dokonaniu opisu podteczk/dla jednej sprawy/
  • dokonaniu opisu akt osobowych
  • sporządzeniu spisu spraw
  • nadaniu znaku sprawy
  • sporządzeniu odpowiednich spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji papierowej – oddzielnie dla kategorii „A” i „B” do archiwum zakładowego
  • sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji papierowej do archiwum państwowego
    • nadaniu teczkom sygnatury akt
    • sporządzeniu wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
    • przygotowaniu zarządzenia powołującego komisję do brakowania
    • sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej
    • wypełnieniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
    • wypełnieniu wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt
    • schowaniu teczek do pudeł archiwistycznych i ich opisu
    • wypełnieniu wezwania do przekazania akt
    • wypełnieniu karty wypożyczenia – udostępnienia akt, pracownika lub osoby trzeciej
    • wypełnieniu karty zastępczej wypożyczonych akt
    • sporządzeniu ewidencji teczek akt osobowych
    • rozszerzeniu RWA

Szkolenie wewnętrzne

Powyższy temat możemy zrealizować również w postaci szkolenia wewnętrznego. Zainteresowane osoby prosimy o kontakt:


NOWY