Szkolenia dla strefy budżetowej

Zarządzanie dokumentacją w Urzędzie i jej archiwizacja

Kalendarz

Przepraszamy, ale obecnie nie mamy zaplanowanych szkoleń w formule otwartej na powyższy temat. Możemy jednak zrealizować go dla Państwa w formule wewnętrznej.

Program oraz metodologia prowadzenia szkolenia będą mogły zostać dopasowane do Państwa oczekiwań, potrzeb i specyfiki funkcjonowania instytucji. Szkolenia w tej formule organizujemy nawet dla kilku osób.

Jeśli chcecie być Państwo informowani na bieżąco o naszej ofercie to zapraszamy do subskrybcji newslettera.

Program szkolenia

I. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W PODMIOCIE

1. Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - wejście w życie 1.11.2015 r.

2. Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz  akt, instrukcja archiwalna i inne akty wewnętrzne dotyczące  sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie

II. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI

1. Dokument elektroniczny, dokument papierowy

2. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie

3. Dokumentacja  tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw

4. Rodzaje i drogi przesyłek wpływających do podmiotu
(przesyłki przekazane pocztą elektroniczną; przesyłki na nośniku papierowym; przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych; przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Podstawowe pojęcia instrukcji kancelaryjnej – pojęcia ogólne
Instrukcja kancelaryjna-w systemie tradycyjnym -wykonywanie czynności kancelaryjnych
Instrukcja kancelaryjna -w systemie EZD- wykonywanie czynności kancelaryjnych

RZECZOWY WYKAZ AKT - ISTOTA I KONSTRUKCJA

III.  CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE W EZD
 
1. Zadania punktów kancelaryjnych
(otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki, rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora) - wyjątki, skanowanie-wyjątki, wprowadzanie meta danych, tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie  i niepełne odwzorowanie, prowadzenie składu informatycznych nośników danych, wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych, przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych, wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych

3. Dekretacja pisma – wyjątki

4. Dekretacja zastępcza

5. Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)

6. Podpisanie pisma  podpisem elektronicznym

7. Podpisanie pisma podpisem odręcznym

8.  Zadania prowadzących sprawy
(zakładanie spraw, uzupełnianie metadanych, prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji)

IV.  KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA W URZĘDZIE

V.  POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

VIII. INSTRUKCJA ARCHIWALNA

1. Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)

2. Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)

3. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)

4. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

5. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt)

7. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt)

8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

9. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

10. Sprawozdawczość archiwum zakładowego

IX. PRZEKWALIFIKOWANIE DOKUMENTACJI ZASTAŁEJ W PODMIOCIE

X. WARSZTATY, polegające miedzy innymi na:

Doborze z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt symbolu klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej do założenia sprawy, rozszerzeniu RWA, zakładaniu i prowadzeniu spisu spraw, prowadzeniu metryki sprawy, zakładaniu teczek aktowych, zakładaniu  podteczek, nadawaniu znaku akt teczce aktowej, nadawaniu znaku akt podteczce,  wewnętrznemu porządkowaniu teczek aktowych do przekazania do archiwum zakładowego(składnicy akt), porządkowaniu dokumentacji nie tworzącej akt spraw jak np. raporty kasowe, listy płac itp, paginacji teczki aktowej kat „A” i kat wyższej niż B10, porządkowaniu dokumentacji kat B, sporządzaniu spisów zdawczo- odbiorczych odrębnie dla kat „A” i kat” B” w układzie rzeczowym i chronologicznym do przekazania do archiwum zakładowego, wypełnieniu karty wypożyczenia i udostępnienia z archiwum zakładowego, wypełnieniu protokołu zniszczenia lub zagubienia akt, sporządzeniu wykazów  spisów zdawczo-odbiorczych, typowanie dokumentacji do brakowania, sporządzeniu spisu do brakowania,  sporządzenie skontrum archiwum zakładowego, sporządzenie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego, przekwalfikowaniu dokumentacji zastałej w podmiocie przez prowadzących sprawę i archiwistów zakładowych.

Szkolenie wewnętrzne

Powyższy temat możemy zrealizować również w postaci szkolenia wewnętrznego. Zainteresowane osoby prosimy o kontakt:


NOWY